l.guseva

Понимаю, у меня самой две заявки из трёх не прошли. Отвечу так, как ответила бы себе.
Сначала спросите организаторов про баллы, если ещё не спрашивали: два отказа подряд часто из-за одного и того же места, а изнутри его не видно. Потом посмотрите, какие проекты прошли в вашем районе или в соседних, их обычно публикуют. Сравните честно: что было у них такого, чего нет у вас? Чаще всего это опыт (уже провели что-то и показали фото), партнёры (школа, библиотека, совет дома) или масштаб. «Благоустройство двора» звучит огромно, а «десять кустов и две лавочки у первого подъезда» уже понятно, и такую заявку проще поддержать.
И подавайте в третий раз, только если правда хочется. Если нет, сделайте на свои маленькую часть, это тоже нормальный путь, и многие, кто потом выигрывал, начинали именно так.

Запас на гибель отдельной строкой обычно не пропускают, выглядит как «лишние деньги». Лучше договориться о гарантийной подсадке с поставщиком, если он это даёт, или написать в заявке, что уход и подсадку команда берёт на себя. И вы не учли печать афиш и чай для участников, мелочь, но в отчёте любят видеть, что пришли люди.
И отдельно проверьте, разрешает ли конкурс оплату доставки, у некоторых транспорт идёт как непрямые расходы с лимитом. Это по моему опыту, могу ошибаться, в положении обычно написано.

С деньгами почти все ссоры на самом деле про то, что правила не были проговорены заранее. «Скидываемся по 300» не отвечает на вопрос, что делать, если не хватило. Каждый додумал свой ответ сам, отсюда и обида.
Я бы на будущее сделала так. Перед покупками кто-то один пишет в чат маленькую смету: что, сколько, итого. Все ставят «ок». Тратит один человек и только в пределах сметы, а если хочет больше, сначала спрашивает. Чеки сразу фотографирует в чат. И в течение недели после праздника все закрывают расчёты, чтобы ничего не висело. Звучит занудно, но я бухгалтер, и такие вещи сберегают дружбу гораздо лучше, чем «да ладно, сочтёмся».
А то, что вы доплатили сами, по-человечески понятно, но лучше в чате коротко написать, что расчёты закрыты, чтобы все знали, что долгов нет.

Про деньги: такое проще всего вскладчину, без всяких заявок. У нас в Сокольниках на ёлку скидывались по 300 рублей с семьи, хватило на гирлянду, мандарины и стаканы. Чеки фотографируйте и сразу выкладывайте в чат, тогда вопросов потом не будет.

Отказ без комментариев — почти стандарт, у меня из двух отказов комментарии были только к одному. Спросить стоит, вежливо и коротко: «Подскажите, по каким критериям заявка набрала мало баллов, хотим доработать её к следующему году». Иногда отвечают, иногда нет, но вреда не будет.
По моему опыту, частые причины такие: непонятно, кто кроме вас участвует (нет писем поддержки, подписей, партнёров вроде школы или библиотеки); смета похожа на покупку техники для себя (проектор после праздника кому достанется?); мало конкретики в результатах. К покупке техники многие конкурсы вообще относятся настороженно, аренда на один вечер может выглядеть лучше.
Подаваться снова, по-моему, стоит, но с исправленной заявкой и с опытом. Проведите в этом году маленький праздник своими силами, сделайте фото, соберите отзывы, и следующая заявка будет совсем другой.

И сразу выясните про налог, если получаете как физлицо. У меня часть гранта в итоге ушла на налог, а в смете этого не было. Теперь перед каждой заявкой уточняю, как с этим, правила меняются.

Ох, знакомо, у меня отчёт по чекам занял две недели. Вот что помогло бы, если б я знала заранее.
Сразу заведите одну таблицу: дата, строка сметы, что купили, сумма, кто покупал, номер чека, где он лежит. Каждый, кто покупает, в тот же день фотографирует чек и кладёт фото в общую папку, а бумажный отдаёт одному человеку в конверт. Термочеки выцветают за полгода, так что копия обязательна.
Если что-то потерялось, попробуйте восстановить через продавца, многие могут выдать копию по дате и сумме. Не получается — честно укажите это в отчёте и спросите организаторов, как быть, это лучше, чем пытаться скрыть. И сфотографируйте сами покупки на месте: машинка в мастерской, инструменты на стеллажах. Фото в отчёте смотрят внимательнее, чем кажется.