Получили грант на мастерскую, теперь отчёт. Как вы собирали чеки?

Ох, знакомо, у меня отчёт по чекам занял две недели. Вот что помогло бы, если б я знала заранее.
Сразу заведите одну таблицу: дата, строка сметы, что купили, сумма, кто покупал, номер чека, где он лежит. Каждый, кто покупает, в тот же день фотографирует чек и кладёт фото в общую папку, а бумажный отдаёт одному человеку в конверт. Термочеки выцветают за полгода, так что копия обязательна.
Если что-то потерялось, попробуйте восстановить через продавца, многие могут выдать копию по дате и сумме. Не получается — честно укажите это в отчёте и спросите организаторов, как быть, это лучше, чем пытаться скрыть. И сфотографируйте сами покупки на месте: машинка в мастерской, инструменты на стеллажах. Фото в отчёте смотрят внимательнее, чем кажется.