Один координатор или все решают вместе: спорим с соседями уже месяц

Мне кажется, вы спорите про две разные вещи сразу. Есть повседневные решения: какие книги ставить, когда перебирать полку, что делать с мокрыми. И есть большие: переносить ли полку, просить ли что-то у управы, тратить ли общие деньги. Повседневные решения можно и нужно отдать тому, кто отвечает за этот участок. Перебирает полку соседка в четверг, значит, она и решает, что с учебниками, без голосования.
А большие решения обсуждать вместе, но со сроком. Например, так: вопрос висит в чате 48 часов, кто не ответил, тот согласен, после этого решение принято. Это снимает девять дней ожидания.
И роль координатора можно не закреплять навсегда. Пусть кто-то держит её сезон, а осенью передаёт следующему, кто захочет. Тогда это не «главный», а просто дежурный по проекту, и обидно никому не будет.

48 часов и молчание как согласие, у нас в доме так решали в чате, когда собирали подписи. Работает, если честно предупредить всех заранее.