Как поделить роли, если нас трое и все работают

«Помогу со всем» на практике значит, что никто ни за что не отвечает. Это не про лень, просто когда задача общая, каждый ждёт, что её сделает другой.
Для субботника я бы поделила не по задачам, а по направлениям, их как раз три. Один человек отвечает за людей: объявления на подъезды, чат, напоминание за день. Второй за договорённости: письмо в УК, мешки, вывоз, где взять грабли. Третий за сам день: кто встречает, где стоит инвентарь, кто фотографирует, куда складываем мешки. Отвечает не значит делает всё сам, он может позвать соседа повесить объявления. Но спросить, сделано ли, можно ровно с одного человека.
И договоритесь заранее про две вещи. Первая: короткий созвон или встреча раз в неделю минут на пятнадцать, только «что сделал, что застряло». Вторая: если вы втроём не сошлись во мнении, кто решает по умолчанию. Обычно тот, чьё это направление. Звучит формально, но потом очень экономит нервы.

Главный вопрос: кто из троих делает, если двое заболеют или уедут. Решите это сейчас, а не в пятницу вечером перед субботником.